Mengenal Integrasi Software CRM Dengan Kebutuhan Manajemen Event

 

Mengelola banyaknya acara bisnis tentunya melibatkan banyak bagian yang bergerak, detail yang tak terbatas, dan komunikasi yang konstan – semuanya dijalankan sembari mempertahankan pengalaman yang lancar bagi para peserta acara tersebut. Event management software dapat mengubah kerumitan ini menjadi proses yang terorganisasi dan lebih efisien.

Dalam artikel berikut ini, kami mencoba membantu Anda untuk mempelajari informasi dan bagaimana software event management dan CRM dapat berintegrasi dalam membantu koordinasi dari berbagai hal mulai dari pendaftaran hingga tindak lanjut pasca-acara. 

Yang Dimaksud Dengan Event Management Software

Software manajemen dan perencanaan acara (event management software) mengatur setiap detail yang terlibat dalam penyelenggaraan acara dari kebutuhan bisnis Anda. Alat  ini menyederhanakan logistik acara dengan mengotomatiskan tugas-tugas rutin. Misalnya, mengirim email pengingat, mengkoordinasikan jadwal vendor, dan melacak pendaftaran peserta.

Software ini dapat bertindak sebagai koordinator acara virtual yang mengelola tugas yang biasanya memerlukan beberapa anggota tim dan lembar kerja. Sistem manajemen acara yang intuitif ini dapat membantu Anda memproses pendaftaran dengan lebih cepat dan efisien. 

Selain itu, sistem ini juga dapat digunakan untuk mengirim email konfirmasi menggunakan template email undangan dan memperbarui daftar peserta tanpa memerlukan entri data secara manual.

Memadukan penggunaan software manajemen acara dengan solusi manajemen hubungan pelanggan (CRM) dapat menjaga data agar senantiasa konsisten pada seluruh rangkaian acara dan upaya penjualan serta pemasaran terkait. Lacak keterlibatan peserta, tindak lanjuti prospek, dan ukur ROI tanpa beralih di antara beberapa alat.

Mengapa Anda Membutuhkan Event Management Software Untuk Bisnis Anda

Software manajemen event menyederhanakan perencanaan dan pelaksanaan acara dengan mengatur rincian acara pada satu tempat dan mengotomatiskan tugas-tugas manual.

Bagi tim sales yang menyelenggarakan acara secara rutin, platform dapat digunakan untuk mengurangi beban administratif. Platform ini juga menyediakan lebih banyak waktu untuk interaksi yang bermakna dengan peserta.

Berikut beberapa cara platform ini dapat membantu sebagai bagian dari strategi penjualan untuk bisnis Anda terkait dengan event management.

Peningkatan ROI dari Acara Yang Anda Jalankan

Software management untuk menjalankan sebuah event dapat memberdayakan anda atau tim sebagai penyelenggara acara untuk membuat keputusan yang tepat dan meningkatkan efisiensi. Software ini melakukannya dengan mengotomatiskan tugas, memberikan wawasan yang dapat ditindaklanjuti, dan mengoptimalkan pengalaman peserta.

Melacak Prospek Dengan Lebih Baik

Software event management dapat menangkap setiap titik kontak acara dan bagian data pelanggan, mulai dari pendaftaran hingga tindak lanjut. Mengintegrasikan insight ke dalam software CRM Anda memungkinkan jangkauan yang lebih efektif dan personal serta memastikan tidak ada prospek yang terlewatkan.

Meningkatkan Koordinasi Antar Tim Secara Lebih Baik

Dashboard terpusat dan kalender bersama dapat digunakan untuk memberikan informasi pada tim tentang tanggung jawab, tenggat waktu, dan perubahan yang sekiranya terjadi. Pembaruan waktu secara nyata memungkinkan setiap orang untuk berfokus pada tanggung jawab unik mereka tanpa melupakan gambaran besarnya.

Merencanakan Event Yang Lebih Budget-Friendly

Software berbasis event management dapat membantu bisnis Anda dalam menghemat biaya. Otomatisasi dapat membuat anggaran atau budget, pendaftaran, dan tindak lanjut secara lebih efisien. Daftar pemeriksaan dan pengingat bawaan juga dapat membantu Anda dan tim dalam melakukan  kesalahan yang merugikan untuk keseluruhan acara.

Integrasi Media dalam Software CRM Dapat Meningkatkan Jangkauan Bisnis Anda

Bagi bisnis Anda yang akan menyelenggarakan acara yang ingin memaksimalkan liputan media dan jangkauan audiens, mengintegrasikan software CRM berbasis media dapat memperlancar komunikasi dengan kontak pers atau influencer.

Software CRM berbasis media juga membantu Anda mengelola hubungan, melacak interaksi, dan mengkoordinasikan pengumuman adanya acara secara lebih efektif – menciptakan strategi promosi yang kohesif pada semua saluran.

Beberapa Fitur Penting Yang Perlu Ada Dalam Software Event Management

Saat Anda memilih software event management untuk diintegrasikan dengan software CRM serta bisnis Anda, fitur yang Anda butuhkan akan senantiasa beragam. Namun, fitur-fitur berikut sekiranya wajib dimiliki oleh bisnis apapun.

Perencanaan & Penjadwalan Acara

Kemampuan perencanaan dan penjadwalan dalam sebuah acara dapat memastikan pelaksanaan event yang lebih lancar. Kemampuan ini mengubah jadwal yang rumit menjadi peta jalan yang jelas dan dapat ditindaklanjuti.

Alat penjadwalan dapat membagi acara Anda ke dalam fase-fase yang dapat dikelola, dari pemilihan tempat hingga survei pasca-acara. Penggunaannya juga akan menciptakan ketergantungan antartugas yang dapat memastikan setiap anggota tim memahami peran mereka dalam urutan tugas. Hal ini mengurangi penundaan dan miskomunikasi antar tim.

Fitur perencanaan acara menjaga setiap detail agar tidak luput dari perhatian Anda. Dibandingkan dengan menggunakan spreadsheet dan aplikasi kalender yang disebarkan secara manual kepada seluruh tim, Anda dapat mengakses satu dashboard saja secara terpusat. Tampilan dalam dasboard  ini biasanya berisikan beberapa data seperti:

• Pembagian tugas dan tenggat waktu / deadline

• Pembagian  waktu &  koordinasi antar vendor

• Jadwal pengaturan dan pembongkaran material event

• Rencana penempatan staf

Contohnya, jika bisnis Anda berencana menyelenggarakan konferensi untuk mendukung sales dari produk tertentu. Anda dapat menggunakan software terkait untuk membuat jadwal mulai dari enam bulan di muka. 

Software event management + CRM  tersebut dapat mengatur pengingat untuk memesan pembicara, memesan katering pada waktu yang tepat, dan memastikan peralatan AV tiba sebelum kru dan tim Anda datang untuk mulai memasangnya.

Pengambilan Prospek & Pemberian Tiket Yang Lebih Efisien

Fitur pengambilan prospek dan tiket memberi Anda kemudahan dalam memberikan formulir pendaftaran yang dapat disesuaikan, pemrosesan pembayaran, dan alat pengumpulan data. Alat  ini membantu mengubah prospek yang dingin menjadi prospek yang lebih menarik untuk tim sales Anda tindaklanjuti .

Alat manajemen untuk kebutuhan event atau pembuatan acara senantiasa memerlukan pembuatan formulir yang berkualitas untuk meningkatkan kepercayaan peserta, dan mengumpulkan detail tentang minat, tantangan, dan niat pembelian dari calon peserta acara. Sistem dari software ini juga dapat menerbitkan tiket acara dan memproses pembayaran dengan lebih aman.

Alat yang terintegrasi dengan software CRM Anda juga dapat menyinkronkan data peserta secara real time, sehingga tim penjualan Anda dapat:

• Bertindak cepat terhadap prospek baru

• Melacak sumber pendaftaran

• Mensegmentasikan peserta berdasarkan minat

• Mengidentifikasi prospek bernilai tinggi

• Memantau tingkat konversi

Contoh dari hal diatas adalah saat bisnis Anda akan mengeluarkan produk baru. Saat calon pelanggan mendaftar, software event management akan mencatat peran, skala bisnis, dan minat produk dari pelanggan tersebut. 

Software terkait akan secara otomatis mengirimkan tiket pada calon pelanggan tersebut, menambahkan mereka ke rangkaian email yang relevan, dan memberitahu tim sales tentang prospek yang sekiranya memenuhi syarat untuk ditindaklanjuti.

Alur pendaftaran yang lancar juga dapat mendatangkan serangkaian interaksi khusus yang mempersiapkan prospek untuk konversi jauh sebelum acara Anda akan dimulai.

Dukungan Pelanggan

Software yang menyediakan fitur dukungan pelanggan dapat menyediakan saluran komunikasi, fitur bantuan, dan sumber daya layanan mandiri. Fitur ini membantu menjawab pertanyaan peserta dan masalah teknis sebelum, selama, dan setelah acara yang Anda selenggarakan berlangsung.

Software ini juga dapat memungkinkan peserta mengakses bantuan melalui saluran pilihan mereka – baik melalui email, obrolan, atau telepon – sehingga meningkatkan aksesibilitas dan waktu respons dari bisnis Anda. Basis pengetahuan yang dapat dicari dari pertanyaan umum (FAQ) juga membantu peserta menemukan jawaban dengan lebih cepat.

Respons otomatis dapat digunakan untuk menangani pertanyaan rutin secara instan. Masalah yang lebih rumit akan diarahkan ke anggota tim yang tepat, sehingga menciptakan pengalaman dukungan yang lancar dan efisien bagi peserta.

Kolaborasi Tim 

Kolaborasi tim memusatkan komunikasi, manajemen proyek, dan berbagi sumber daya dalam satu tempat. Kolaborasi tim memastikan setiap anggota senantiasa selaras dan produktif selama proses perencanaan acara dari bisnis Anda.

Software management event juga menawarkan ruang kerja digital bersama tempat setiap tim sales  dapat mengakses halaman acara terkini, berbagi informasi terkini, dan melacak kemajuan untuk acara mendatang. Tidak ada lagi rangkaian email yang tersebar atau versi spreadsheet yang saling bertentangan.

Berikut beberapa fitur yang sekiranya penting untuk ada di dalamnya:

• Kalender dan daftar tugas bersama untuk menyederhanakan penjadwalan

• Penyimpanan dokumen dan kontrol versi untuk materi terkini

• Tempat diskusi  internal dan papan diskusi untuk memfasilitasi komunikasi cepat

• Pengaturan izin untuk menetapkan peran dan tingkat akses

• Dashboard pelacakan kemajuan untuk pembaruan proyek secara real-time
• Notifikasi real-time untuk memberi tahu semua bagian tim tentang perubahan informasi acara

Jangan abaikan pentingnya protokol kolaborasi offline di samping perangkat digital. Tetapkan panduan komunikasi yang jelas untuk situasi mendesak saat anggota tim mungkin tidak memiliki akses perangkat lunak.

Berikut beberapa informasi dan fitur penting dalam mengintegrasikan software management event dan software CRM untuk kebutuhan tim bisnis Anda yang sekiranya dapat dipertimbangkan penggunaannya.

Untuk Anda yang saat ini membutuhkan layanan CRM untuk berbagai kebutuhan seperti aplikasi sales untuk di lapangan berbasis cloud, Cloud-based CRM, CRM Sales App di Jakarta atau Indonesia, aplikasi untuk sales monitoring, sales tracking,sales performance automation software di lapangan, mobile sales app, sales productivity tools, aplikasi sales berbasis CRM atau kebutuhan field sales lapangan lainnya,  SOLUX dapat membantu Anda, klik disini untuk informasi lebih lanjut.